FCA: A chave para solucionar problemas recorrentes

Por mais bem elaborado que seja um planejamento, por melhor que seja o seu desenvolvimento, é normal que na fase de checagem do PDCA, algumas vezes encontremos desvios do que foi planejado. Mas não será um erro ou um problema que invalidará todo o trabalho já realizado e é por isso que existe o A no ciclo, A de Ação, seja ela para corrigir ou para padronizar.

Apresentamos, agora, uma importante ferramenta que é utilizada na fase da Ação quando algo sai diferente do que foi planejado: o FCA.

FCA nada mais é do que Fato; Causa; Ação.

Uma ferramenta simples, mas de importante uso na análise dos problemas que surgem nas rotinas das organizações. Ao aplicá-la, vemos que ela faz toda a diferença no momento de pensar soluções para qualquer tipo de problema.

De forma simplória, o FCA nada mais é do que identificar o fato ocorrido ou problema que identificado, analisar a causa e definir/propor a ação a ser tomada para solucionar o ocorrido, tornando as chances para que ele venha a ocorrer novamente praticamente nulas.

Como o FCA faz com que analisemos a causa do problema, e essa análise passa, obrigatoriamente, pelo estudo dos processos da organização, é natural o ganho de conhecimento, gerando melhoria nos processos, redução de custos, excelência na qualidade do serviço e, por conseguinte, satisfação do cliente.

Mas como utilizar essa ferramenta de gestão?

Devemos começar fazendo cinco perguntas (ou mais) que nos ajudarão no entendimento do problema: a eficiente técnica dos “porquês” ou “why-why”.

Essa técnica, nada mais é do que fazer perguntas relacionadas ao problema com o intuito de nos ajudar a entender o que ocorreu e assim analisar/propor uma solução eficiente.

Exemplificando:

Suponhamos que uma organização planejou um faturamento, para junho de 2016, de 150M, mas por algum motivo, que iremos descobrir, ela só atingiu 100M, ficando 50M abaixo do previsto.

Vamos às 5 perguntas:

1) Por que o faturamento não atingiu o planejado de 150M para junho de 2016?

Porque a planta de Fortaleza não atingiu a meta planejada.

2) Por que a planta de Fortaleza não atingiu a meta planejada?

Porque a linha de produção parou.

3) Por que a linha de produção parou?

Porque a máquina que embala o produto X quebrou.

4) Por que a máquina que embala o produto X quebrou?

Porque não foi feita a manutenção preventiva que estava planejada.

5) Por que não foi feita a manutenção preventiva que estava planejada?

Porque o responsável pela manutenção estava doente e faltou.

Após essas cinco perguntas, chegamos a causa do faturamento abaixo do esperado e agora é hora de pensarmos em uma ação capaz de solucionar esse problema.

Basicamente utilizamos um relatório padrão em que consolidamos todas as informações coletadas sobre o problema e analisamos a melhor solução para que ele não mais ocorra. Após isso, implementamos um plano de ação com o descritivo das ações a serem executadas, os responsáveis e o prazo para solução.

Em alguns casos, é normal que não consigamos encontrar a solução definitiva para o problema, mas é possível que consigamos encontrar alternativas para contorna-lo.

A busca por respostas e o próprio processo de análise do problema, é um excelente ganho de conhecimento sobre o negócio da organização, valendo muito para a possível análise de outros desvios que venham a ocorrer.

Por Hallysson Bruno – Consultor de Gestão Consultoria CG