Gerenciamento da rotina – Como atingir resultados satisfatórios

Todas as organizações possuem rotinas, elas sobrevivem das rotinas, e se destacam também por causa delas, e o grande desafio é poder gerenciá-las. Não tenho dúvidas de que, quando melhor gerenciamos, conseguimos obter vantagem competitiva sobre as demais empresas.

O gerenciamento da rotina é o pilar principal, é a base de todo e qualquer movimento que se faça necessário para alcançar um novo nível de maturidade na gestão das organizações. Quando falamos de gerenciamento da rotina, estamos falando que temos que dar alguns passos básicos em direção ao que estamos querendo alcançar.

Temos que respeitar todas as fases necessárias para que o gerenciamento da rotina de fato aconteça.

Menciono abaixo algumas fases as quais se conseguirmos segui-las, teremos êxito neste desafio:

1ª Fase – Medição

Nessa fase o procedimento será de entender como é feito, quanto tempo, de que forma, por quem, quais os pontos críticos, formalizar o Road Map, identificar o Relationship Map, etc…

2ª Fase – Controle

Agora é hora de testar e/ou criar controles sobre a rotina medida, com estabelecimento de metas através de indicadores de resultado onde se identificará o nível de eficácia da rotina e Indicadores de desempenho que identificará o nível de eficiência que a rotina está sendo executada.

3ª Fase – Estabilização

Está fase é a que considero mais difícil no processo de gerenciamento da rotina, não pela execução em si, mas pela ansiedade que permeia o desafio do gerenciamento. Deve-se acompanhar dependendo da rotina em torno de 03 meses, se de fato, a rotina foi alcançada de acordo com a meta estipulada e não houve regressos.

4ª Fase – Melhoria.

Modificar positivamente os aspectos da rotina já existente em busca de uma nova meta e assim iniciar o processo cíclico novamente.

O gráfico abaixo demonstra de forma mais clara as fases supracitadas:

Gerenciamento da rotina é mais do que saber como as rotinas estão e para onde vão, é conseguir mensurá-la e modificá-la a tal ponto em que, a medida que as metas mudem as rotinas se flexibilizam para alcança-las.

Não adianta modificar a rotina com novas ideias ou sugestões sem antes estabilizar o que já foi acordado e esperar o tempo de maturação do processo estabelecido, se não fizermos o processo de estabilização perderemos o que foi conquistado.

Vejo esse assunto como um dos principais motivos de dor de cabeça entre os administradores e empresários.

Em nossa experiência ao iniciar o trabalho de consultoria nesta área encontramos diversos motivos pelos quais as empresas erram, entre eles citarei 02:

A ansiedade do gestor: Sem dúvida é o maior vilão, pois na ânsia de se ver logo os resultados muitas vezes não esperam todas as fases necessárias, principalmente a da estabilização.

Aversão à mudança pelos líderes: Sem o comprometimento e humildade não se conquista objetivo nenhum. A dificuldade em aceitar muitas vezes o óbvio por parte dos líderes, torna esse também é um fator crucial para impedimento do resultado positivo ao trabalho de gerenciamento da rotina.

Seguem algumas dicas que considero valiosas a todos os gestores:

Dica nº 1 – Não julgue a velocidade da equipe, mas sim, analise a maturidade dela

A capacidade de trazer soluções dos problemas tem aumentado?

A pro-atividade tem sido exercida com mais fluência em relação ao período anterior?

Tem sido demonstrado algum planejamento sobre o que está se fazendo no dia a dia?

Dica nº 2 – Perceba as mudanças que estão ocorrendo entre as áreas e a sua interação

Existe hoje uma medição para determinadas atividades que antes não existia?

As áreas criaram formas de comunicação para executarem atividades com melhor performance?

Dica nº 3 – Siga o planejamento estabelecido e respeite a tempo de maturação da equipe

Você tem cumprido todo o cronograma planejado, ou tem interferido antes de obter os resultados finais?

Você tem medido e criado os controles sobre as rotinas? E se tem feito isso, está esperando o tempo de maturação da equipe?

Bem espero realmente ter ajudado com as dicas e sugestões!

Um grande abraço e até a próxima!

Por Jefferson Silva – Especialista em Gestão para Resultados