A importância da padronização de processos para melhoria do negócio

Ao contrário do que muitos podem pensar, padronizar processos não engessa as organizações, e não impede que novas ideias sejam aplicadas. Muito pelo contrário, padronizar é uma maneira clara de detectar a melhor maneira de executar os processos e definir o padrão, a partir daí muitas melhorias podem e devem surgir ao longo do tempo.

Sem um padrão estabelecido as pessoas executam suas funções cada um à sua maneira, o resultado provavelmente será alcançado, mas o tempo e a energia gastos para que isso aconteça serão infinitamente maiores do que se todos fizessem as coisas seguindo um padrão estabelecido.  A padronização cria procedimentos bem definidos, com isso os problemas que surgirem quando algo fugir do padrão serão facilmente identificados e suas ações corretivas rapidamente aplicadas.

Nos dias de hoje, onde os processos estão cada vez mais complexos e variados, as organizações que possuem seus padrões de trabalho, e registram a forma que seus processos e atividades devem ser executados, de forma física ou eletrônica, terão um ganho de produtividade muito maior, pois o tempo gasto ocasionado pela tentativa e erro será drasticamente reduzido.

O modelo de gestão para resultados e a padronização

Quando falamos em modelo de gestão a padronização é um ponto fundamental, costumamos dizer que a gestão para resultados é focada no gerenciamento envolvendo do diretor ao porteiro, buscando sempre atender as necessidades dos clientes, e para que isso aconteça da maneira correta é preciso haver:

– Padrão na execução de atividades: todos os setores executando e formalizando a melhor forma de executar suas atividades através dos POP’s (Procedimento Operacional Padrão).

– Padrão de acompanhamento de resultados: todas as áreas com suas metas definidas, sendo medidas pelos mesmos parâmetros através dos quadros de Gestão a Vista.

– Alinhamento do conhecimento: todos os colaboradores (do diretor ao porteiro) treinados e certificados nos mesmos conceitos de gestão.

No modelo baseado em gestão para resultados, o requisito fundamental para que os processos, as metas, as atividades melhorem continuamente, é que as rotinas estejam estabilizadas, e que os padrões sejam definidos, pois só assim é possível ter uma visão clara de onde se pode chegar.

Padronizar em busca da melhoria contínua

A melhoria contínua das organizações depende diretamente das bases sólidas em que o negócio será estruturado, e a padronização de atividades, processos, metas e conhecimento, são elementos essenciais para garantir um crescimento sustentável.

 As melhorias só devem ser implantadas quando a rotina for estabelecida e estabilizada, caso contrário a organização terá limitações no seu  desenvolvimento, dificultando o alcance de metas mais agressivas.