Certificações ISO e o Controle de Documentos

Atualmente a tendência das organizações em meio à crise é diferenciar seus serviços ou produto dos demais, com a garantia da qualidade. Para ter esse reconhecimento comprovado as Empresas investem cada dia mais nas Certificações da ISO.

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A ISO é baseada no modelo de Gestão PDCA e promove a normatização de produtos ou serviços, para manter a qualidade permanente através das normas técnicas internacionais e normas de procedimentos e processos.

Existem diversas certificações ISO, as mais conhecidas são: a ISO 9001 – Qualidade, ISO 14001 – Gestão Ambiental e ISO 22000 – Segurança dos Alimentos.

Independente disso, todas têm em comum o Controle de Documentos para atender ao requisito 4.5.4 de cada norma.

A importância do Controle de Documentos vai além de somente gerenciar os procedimentos de uma organização, ele serve para estabelecer os critérios para garantir a integridade e a padronização do programa 5s office.

Por exemplo, o controle de versão por documento, deve garantir que a última revisão esteja disponível para uso e que a versão anterior seja descartada. Dessa forma evita-se que o uso indevido de documentos obsoletos impacte no não cumprimento das regras estabelecidas para uma determinada instrução de trabalho e gere uma não conformidade na auditoria.

Todo documento deve ser definido os controles necessários para:

• Ser analisado criticamente,
• Aprovado,
• Controlada as alterações,
• Controlado a distribuição e acesso aos documentos de forma eletrônica ou impressa,
• Controlados documentos obsoletos,
• Controlados documentos externos,
• Assegurados que a versão atual esteja sempre disponível.

Através desse controle é possível garantir que os documentos disponibilizados estão na versão atual, quem é o responsável pela elaboração, quem é o responsável pela aprovação, quais foram as mudanças em caso de revisão, quem deve ter acesso, classificação dos tipos de documentos e assegurar que os documentos permaneçam legíveis e identificados.

O controle de documentos também visa controlar os registros destinados a apoiar as atividades descritas nos documentos.

É através da Matriz de Controle de Registro que são definidos os controles necessários para a identificação, forma de armazenamento, proteção, recuperação, tempo de retenção e descarte de cada documento.