Passo-a-passo para a elaboração de um Plano de Ação

O Plano de Ação é uma ferramenta simples, mas muito importante para atingir os objetivos e metas estabelecidas no Planejamento Estratégico, ou na resolução de problemas.

A elaboração de um plano de ação exige a coleta e análise de dados. Mas é muito comum percebermos gestores muito ansiosos pela resolução dos problemas, acabarem postergando a definição prévia das ações. Pois quando identifica a provável solução, já iniciam a execução sem analisar a melhor maneira de resolver o problema e sem ter noção do impacto que pode ocasionar uma ação não planejada. O resultado dessa precipitação acaba gerando novas complicações sem resolver de fato a causa raiz do problema.

Para que um plano seja elaborado de maneira consistente é preciso de um planejamento prévio, com ações bem definidas, metas relevantes, com uma data fatal estabelecida e ações especificas com suas respectivas evidencias, que serão apresentadas na reunião de prestação de contas.

Para ter êxito, basta seguir dicas abaixo:

1ª dica: reúna o time para discutir e levantar os fatos e dados utilizando a técnica do brainstorming.

2ª dica: defina as ações necessárias para se atingir o objetivo estabelecido.

3ª dica: utilize a técnica 5W2H, defina para cada causa analisada “O QUE” e para cada “O QUE” deve ser definido o “POR QUÊ”, o “COMO”, o “QUEM”, o “ONDE”, o QUANDO” e o “QUANTO” e formalize em uma planilha.

4ª dica: solicite a validação das ações com a assinatura de cada responsável pela ação e a aprovação do solicitante/patrocinador do plano de ação.

5ª dica: prepare as evidencias e ensaie com o time para o momento da prestação de contas.

ETAPAS PARA A ELABORAÇÃO

Desenvolva um documento com os 16 campos seguintes e preencha as informações necessárias.

Objetivo: informe o objetivo do plano de acordo com a direção a seguir e o problema a ser tratado.

Meta: informe o objetivo traduzido em número (prazo e valor).

Solicitação do plano: informe a data da solicitação do plano.

Aprovação do plano: informe data da aprovação do plano.

Data fatal: informe a data fatal, data definida para ter o resultado da meta a ser alcançada.

Entrega do plano: informe a data acordada com o gestor solicitante e o responsável pelo plano para a entrega do documento/formulário preenchido, impresso e assinado pelos envolvidos.

O Quê: preencha as ações necessárias para atingir o resultado. Importante: sempre utilize o verbo no infinitivo

Como: defina o que será evidenciado para comprovar o cumprimento da ação.

Por Quê: descreva a justificativa da ação.

Onde: informe o local físico, onde será executada.

Quanto: informe o valor financeiro para a ação relacionada.

Quem: informe o nome da pessoa que será responsável por realizar a ação.

Quando: informe os prazos adequados para a conclusão de cada ação de não ultrapassando o dead line estabelecido para cumprimento da meta.

RCP: essa informação não deve ser preenchida agora. Esse campo deve ser preenchido pelo solicitante, na Reuniões de Prestação de Contas após avaliar as evidencias.

Solicitante do Plano: informe o nome do solicitante e colete a assinatura.

Líder do Plano: informe o nome do responsável pelo plano como um todo

Esse documento é um acordo entre o responsável pela meta, os responsáveis pelas ações e pelo solicitante do plano. Deve ser impresso em duas vidas e ser solicitado as assinaturas dos envolvidos.

Demos aqui algumas dicas para facilitar a sua aplicação, de forma simples e com o apoio da equipe grandes resultados podem surgir. O plano de ação é uma ferramenta que gera energia nas empresas, nessa busca constante em produzir mais com menos e entregar o melhor ao cliente.