Gerenciamento da Rotina e o controle de documentos
Atualmente, a tendência das organizações em meio à crise é diferenciar seus serviços ou produto dos demais, com a garantia da qualidade.
Para ter esse reconhecimento comprovado, as Empresas investem cada dia mais no gerenciamento da rotina.
O Gerenciamento da Rotina é baseado no modelo de gestão PDCA e promove o acompanhamento do cumprimento de prazos e metas, para assegurar a melhoria contínua.
A importância do controle de documentos, como ferramenta no Gerenciamento da Rotina, vai além de somente gerenciar os procedimentos de uma organização, ele serve para estabelecer os critérios para garantir a integridade e a padronização.
O controle de versão por documento deve garantir que a última revisão esteja disponível para uso e que a versão anterior seja descartada.
Dessa forma, evita-se que o uso indevido de documentos obsoletos impacte no não cumprimento das regras estabelecidas para uma determinada instrução de trabalho, gerando assim, não conformidades em possíveis auditorias.
Além disso, em todos os documentos devem ser definidos os controles necessários para ser analisado criticamente, aprovado e controlado.
Através desse controle é possível garantir que os documentos estejam identificados, com a versão atualizada, quem é o responsável pela elaboração, quem é o responsável pela aprovação, quais foram as mudanças em caso de revisão, quem deve ter acesso os documentos de forma eletrônica ou impressa, descarte dos documentos obsoletos, documentos internos ou externos controlados e assegurados que a versão atual esteja sempre disponível e permaneçam legíveis.
O controle de documentos também visa controlar os registros destinados a apoiar as atividades descritas nos procedimentos.
E é através da Matriz de Controle de Registro que são definidos os controles necessários para classificar os documentos quanto a identificação, forma de armazenamento, proteção, recuperação, tempo de retenção e descarte.
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