Em qualquer empresa, de qualquer dimensão, verifica-se a necessidade de acompanhamento econômico-financeiro, para que haja um bom gerenciamento do negócio. Isso nem sempre ocorre adequadamente em pequenas empresas. Aqui, damos alguns exemplos de acompanhamentos importantes para os pequenos negócios. Posição Financeira e Fluxo de...
Antes de citarmos as quatros dicas para aplicar a Meritocracia em uma organização vamos defini-la. É comum cada empresa e cada indivíduo ter o seu próprio conceito. Isso é um erro tremendo e que precisa ser resolvido de imediato, para que seja sanada essa parte...
Muitas vezes mergulhados nos processos e dinâmicas do dia a dia, os gestores/colaboradores não conseguem enxergar fora da caixa e nem respirar novos ares em busca de solucionar problemas ou atingir metas. Daí aparece a necessidade de contratar uma consultoria especializada na área com deficiência na...
A crise política pela qual o Brasil passa nos últimos anos, acabou por desencadear uma severa crise financeira. Entretanto, 2017 começa com prenúncio de melhoras: a inflação sendo controlada e caindo para o centro de meta e o COPOM reduzindo a taxa de juros em 0,75%,...
A Consultoria CG Gestão para Resultados utiliza a ferramenta chamada Feedback como uma importante aliada para resolução de problemas nas empresas e em seus colaboradores. Suas lideranças utilizam essa ferramenta para avaliar o desempenho dos colaboradores, visando alcançar os resultados desejados e obter a melhoria contínua...
A Gestão financeira da empresa é algo que exige disciplina e processos bem estruturados, não existindo uma “receita de bolo” de como geri-lo. Porém, algumas práticas são essenciais para uma leitura clara e de fácil entendimento a todos os interessados, com informações relevantes e que...
Atualmente, a tendência das organizações em meio à crise é diferenciar seus serviços ou produto dos demais, com a garantia da qualidade.
Para ter esse reconhecimento comprovado, as Empresas investem cada dia mais no gerenciamento da rotina.
O Gerenciamento da Rotina é baseado no modelo de gestão PDCA e promove o acompanhamento do cumprimento de prazos e metas, para assegurar a melhoria contínua.
A importância do controle de documentos, como ferramenta no Gerenciamento da Rotina, vai além de somente gerenciar os procedimentos de uma organização, ele serve para estabelecer os critérios para garantir a integridade e a padronização.
O controle de versão por documento deve garantir que a última revisão esteja disponível para uso e que a versão anterior seja descartada.
Dessa forma, evita-se que o uso indevido de documentos obsoletos impacte no não cumprimento das regras estabelecidas para uma determinada instrução de trabalho, gerando assim, não conformidades em possíveis auditorias.
Além disso, em todos os documentos devem ser definidos os controles necessários para ser analisado criticamente, aprovado e controlado.
Através desse controle é possível garantir que os documentos estejam identificados, com a versão atualizada, quem é o responsável pela elaboração, quem é o responsável pela aprovação, quais foram as mudanças em caso de revisão, quem deve ter acesso os documentos de forma eletrônica ou impressa, descarte dos documentos obsoletos, documentos internos ou externos controlados e assegurados que a versão atual esteja sempre disponível e permaneçam legíveis.
O controle de documentos também visa controlar os registros destinados a apoiar as atividades descritas nos procedimentos.
E é através da Matriz de Controle de Registro que são definidos os controles necessários para classificar os documentos quanto a identificação, forma de armazenamento, proteção, recuperação, tempo de retenção e descarte.
Para garantir que a organização está preparada para alçar voos mais altos é necessário que a rotina esteja estabilizada. Mas como fazemos isso?
Com o sistema de gestão voltado para resultados e utilizando o PDCA, é feito o mapeamento de processos de todas as áreas para saber quais são as atividades críticas, e, posteriormente definir metas para elas.
Assim, com o acompanhamento dos resultados e o giro do PDCA seguindo o seu fluxo da maneira correta: planejando, treinando e executando, checando e, por fim, corrigindo as falhas ou padronizando as boas práticas, os gestores terão informações suficientes para saber qual o momento certo de buscar melhorias.
Há uma grande confusão na utilização desses termos, e o uso inadequado deles pode ocasionar grandes estragos no negócio.
Quando dizemos que é preciso estabilizar a rotina primeiro, antes de pensar em qualquer melhoria para o negócio estamos dizendo que, sem resultados estáveis qualquer melhoria se torna apenas uma mudança. Alguns gestores ficam viciados em mudar sempre sem se importar que a longo prazo isso poderá trazer problemas.
Se após um período de observação os resultados se mostrarem estáveis, significa que a organização está pronta para ir a outros patamares de crescimento.
O grande segredo da gestão é esse: estabilizar a rotina, definir metas, mensurar os resultados até que mostrem constância, para então apostar em melhorias.
Todo ano é sempre a mesma coisa, já nos primeiros dias do ano novo todo mundo cheio de planos e metas, esses, na sua grande maioria, já pensados nos finados últimos dias de dezembro.
Existem alguns pouco métodos para se estabelecer uma meta desde dados históricos até mesmo olhando pro futuro, esquecendo do passado. O que deu certo em um dado momento não garante a sobrevivência no futuro. Esse método é conhecido popularmente como base zero.
O mais importante é que antes de estabelecer uma meta é preciso conhecer onde estamos e se esse momento está estabilizado.
Temos que ter certeza que todo o processo iniciado na maioria das vezes no passado já evoluiu e se nesse patamar a organização está preparada pra dar o próximo passo. Não adianta de nada querer melhorar sem ter a certeza de que a organização está preparada e o padrão definido.
Um bom sistema de gestão vai garantir a manutenção do que já foi conquistado: Processos e pessoas, todos falando a mesma linguagem, todos com suas metas.
Manter o padrão é uma das tarefas mais difíceis que enfrentamos no dia-a-dia das empresas, acompanhamos vários projetos e nenhum é igual ao outro.
Uns com a rotina mais estabilizada, outros patinando, outros querendo mudar ao invés de melhorar. Essa falta de congruência é normal, pois cada organização vive momentos distintos dentro do sistema de gestão.
O mais importante é que em algum momento todas vão amadurecer, pois a implantação de um modelo formal representa uma “verdadeira revolução”, conforme mencionado pelo Professor Vicente Falconi.
Recentemente acompanhamos um projeto em que o CEO estava indignado com os resultados alcançados em sua empresa.
Foi investido horas e horas preparando a equipe, mapeando o processo, identificando problemas, e após todo esse esforço, pois a busca pelo conhecimento é doloroso, sem mais sem menos, sem a empresa nem ter estabilizado a rotina, o executivo e parte da equipe envolvida no projeto foi demitida.
Poucos dias depois de implantado, os resultados foram checados e os índices de eficiência foram impressionantes. Vários resultados foram alcançados.
Não houve tempo de maturidade do conhecimento e muito menos estabilização da rotina, pois, o pilar mais importante da gestão para resultados que é a liderança não foi obedecido, sendo o gerente e parte de sua equipe desligada no momento de definição e estabelecimento do padrão. Nada mais restou senão incorporar os custos do projetos aos das rescisões.
Infelizmente, existe muito dinheiro jogado fora por falta de entendimento do que é realmente um sistema de gestão e o potencial que esse modelo tem nos processos, nas pessoas, gerando resultados excepcionais.
Dentre as funções do supervisor, aqui entendemos como sendo o primeiro nível de liderança dentro de uma organização, a de ser professor talvez seja a mais importante de todas. O papel do supervisor Não é essa a única e exclusiva função do supervisor, outra de extrema importância...
